La gestione delle commesse in H2-MO.RE. avviene secondo la procedura contenuta nel Manuale di gestione (IP05-All05_IPROC-Gestione_Commessa), precisando che ogni passaggio deve essere provato da documentazione formale conservata agli atti:
- Manifestazione da parte del committente della necessità di effettuare la ricerca (il primo contatto del committente con il responsabile delle attività o con il direttore, può avvenire anche via mail con opportuna forma);
- Stesura di un’offerta formale da presentare al committente contenente la quantificazione precisa e completa di tempistiche e costi necessarie allo svolgimento della ricerca (l’offerta formale può essere inviata via mail);
- Accettazione da parte del committente dell’offerta proposta (anche via mail);
- Stesura del contratto su fac simile allegato (IP05-All04-Contratto_schema_tipo), completo di allegato tecnico dettagliato (IP05-All03_Struttura allegato tecnico);
- Stati di avanzamento del contratto mediante la stesura delle relazioni intermedie (ove previste) e finale (sempre necessaria), mediante le quali viene costantemente monitorato con il committente l’andamento delle attività del progetto e revisione eventuale del programma (IP05-All05a-Pianificazione e registrazione stato avanzamento attività): in seguito alla consegna e accettazione di ogni relazione viene emessa la fattura di pagamento corrispondente;
- Misurare la soddisfazione del committente, attraverso l’invio del Questionario di soddisfazione (IP05-All02_QST SODDISFAZIONE) e Scheda reclami (IP05-All01_ SCHEDA RECLAMI).